Přihlašovací obrazovka
Informační systém kulturních a společenských akcí
Pro příhlášení do demo ISKASA použijte údaje zobrazené dole
Úvodní stránka - obsah
Primárně vidíme „přehled akcí“ v měsíčním nebo týdenním zobrazení.
Mezi zobrazeními lze přepínat tlačítkem
Jednotlivé akce jsou podbarveny do 5 různých barev dle jejich stavu
V horní liště si můžeme vybírat časové období, které požadujeme buď využitím rolovacího seznamu, nebo použitím šipek
V levém menu najdeme pak jednotlivé potřebné funkce.
- NOVÁ AKCE: zadávání nových akcí a událostí – primárně obchodníci a vybraní animátoři STO
- PŘEHLED AKCÍ: „úvodní stránka“ rozpis akcí v kalendáři
- SEZNAM AKCÍ: slouží k filtrování akcí do seznamů (k tisku, přehledu a vytvoření infosheetu)
- OBJEDNÁVKY: sledování akcí podle objednávek a skladových karet, generování faktur *novinka
- FAKTURY: generování faktur, přehledy, evidence podle datumů *novinka
- KPI: finanční a početní statistiky za akce a události / cash flow
- PŘEHLED AUTA: rezervace a vytíženost firemních automobilů
- PŘEHLED PROSTORY: podobně jako „přehled akcí“ zobrazuje jen obsazenost jednotlivých prostor po dnech
- KONTAKTY: databáze klientů – primárně doplňuje obchod
- PARTNEŘI: databáze partnerského programu - primárně doplňuje obchod a ekonomické oddělení
- PARTNEŘI VSTUP: pro recepce vkládání vstupů podle vstupenek
- NASTAVENÍ: editace a doplňování veškerých skladových zásob - personál, mobiliář, technika, služby, prostory, logolinky (projekty)
- CATERING: editace a doplňování veškerých skladových zásob
Nová akce – základní údaje akce
Nacházíme se v sekci „Nová akce“ (v levém menu první tlačítko)
Jedná se o uvedení základních informací o akci, které se objevují všem uživatelům DOVISu v základním přehledu.
Důležité:
vždy uvádět platnost opce, tzn. do kdy má klient platnou rezervaci
Vždy uvádět zodpovědnou osobu, tzn. Člověka z DOVu, který za akci zodpovídá.
Popis upřesnění slouží pro uvedení základních a důležitých informací, které chceme sdělit (např. nastínění harmonogramu akce, různá omezení areálu apod.)
Nová akce – prostory
Určujeme konkrétní prostory, kde se akce koná.
V roletce nejdříve vybereme areál (DOV/Landek) a následně budovu, respektive místnosti.
Každé místnosti pak definujeme čas a termín konání.
Důležité:
Přidržením tlačítka „Ctrl“ při výběru místností můžeme vybrat několik prostor najednou
Můžeme rozlišovat rezervace míst pro přípravu samotnou akci a úklid (rozdílné ceny pronájmu)
Nová akce – služby
Určujeme služby, které od nás klient využívá. Jedná se zejména o interní služby, které sami umíme, jako např. prohlídky, výjezdní akce, gyroskop, science show apod.
Důležité:
Služby jsou většinou doprovodným programem, který má své časové určení, takže svědomitě doplňujeme termín služeb (datum a čas)
Nová akce – mobiliář
Určujeme počty a druh mobiliáře, které po nás klient vyžaduje.
Jde o mobiliář, který máme na skladě (nikoliv půjčovaný externě).
Databáze DOVIS obsahuje skladové zásoby a hlídá stav skladu + vzájemné křížení na jednotlivých akcích.
Důležité:
U každé položky v závorce (číslo celkové zásoby skladu)
Chci-li zpětně editovat, kliknu v řádku již zadaného mobiliáře do ikony „tabulka s tužkou“
Chci-li mazat, kliknu v řádku již zadaného mobiliáře do ikony „křížek“
Vše se automaticky propisuje do „detailů“ akce a tím pádem i do infosheetu.
Nová akce - technika
Obchodník vkládá techniku, kterou mu povolí hlavní technik.
Obchodník může vybírat z jednotlivých položek techniky, nebo z balíčků techniky, které sestavujte hlavní technik.
Technika se dá rozdělit na samostatné nabídky techniky.
Nabídka techniky se dá vkládat do objednávek pro odběratele.
Nabídky techniky si obchodník vkládá sám, nebo využívá už nastavené nabídky od hlavního technika.
Obchodník může tisknout
tisk rozpisu techniky pro odběratele s cenou i bez
tisk techniky podle externího dodavatele
tisk kalkulace techniky dodavatel - odběratel
Nová akce – catering
Kompletní vyplnění je odpovědnost osoby: ………………………………
na základě poptávky od obchodníka, animátora apod. Emailem poptáme, co kdy a na jakou akci si klient přeje.
osoba z cateringu připraví nabídku, kterou položkově nasadí do záložky „Catering“.
Jinými slovy, nic zde nevyplňujete.
Nová akce – auta
Záložka zejména pro „výjezdy“ kolegů z firmy, kteří využívají auta a potřebují mít jistotu rezervace na daný termín a akci.
Nová akce – personál
Určujeme počty a druh personálu, které po nás klient vyžaduje. Jedná se o personál náš, ale i ten, který nakupujeme (např. šatnáři, security).
Databáze DOVIS neobsahuje skladové zásoby a nehlídá stav počtu personálu.
Vždy je potřeba konzultovat a před zadáním do DOVIS mít zjištěno a vyřešeno, zda s tímto personálem můžeme počítat.
Důležité:
Chci-li zpětně editovat, kliknu v řádku již zadaného personálu do ikony „tabulka s tužkou“
Chci-li mazat, kliknu v řádku již zadaného personálu do ikony „křížek“
Vše se automaticky propisuje do „detailů“ akce a tím pádem i do infosheetu.
Nová akce – přílohy
Slouží pro uložení veškerých důležitých materiálů pro realizaci akce.
Jedná se např. o mapky, zákresy, rozpis a nákres rozmístění mobiliáře, harmonogramy apod.
Název, který napíšete do řádku „název“ automaticky přepíše soubor ať se jmenuje jakkoliv a automaticky jej pod tímto názvem přiřadí do příloh k infosheetu.
Z toho místa můžete uložené soubory i stahovat.
Nová akce – detail
V této sekci vyplňujeme veškeré informační detaily o akci.
Poznámka/upozornění – v infosheetu je tento text zvýrazněn červeně, aby tuto důležitou informaci nikdo nepřehlédl
Harmonogram akce – je časové určení celé akce
Security
Venkovní prostory – venkovní ostraha na akcích
Vnitřní prostory – jedná se o technický vstup Gongu, pokud potřebujeme u velké akce hlídat průtok lidí ven/dovnitř, nebo kontrolu vstupů do velkého sálu v Gongu apod.
V této sekci vyplňujeme veškeré informační detaily o akci.
Technika – propisuje se automaticky ze záložky „technika“, ale lze editovat a dopisovat přímo v této kolonce
Catering – nepropisuje se automaticky, zde doplňujeme organizační informace (kdy servírujeme, speciální přání klienta, speciální upozornění pro náš personál cateringu)
Svět techniky STC/U6 – vše co potřebujeme sdělit animátorům a kolegům z STC a U6 (např. prohlídky expozic, nutnost počítat návštěvníky z řad klientské akce atd.)
Prohlídky – informace pro personál na Velíně a pro průvodce (například: prohlídky v angličtině, časy prohlídek, počet lidí apod.)
Mobiliář – propisuje se automaticky ze záložky „mobiliář“, ale lze editovat a dopisovat přímo v této kolonce
Správce – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Požární hlídka – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Technik – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Uklízečky – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Šatnáři – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Hostesky – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Zdravotník – propisuje se automaticky termínový požadavek a doplňujeme zde organizační informace
Nová akce – objednávka
Veškerá finanční kompletace zakázky, ze které se generuje finální objednávka a podklad k fakturaci.
- Logo – odehrává-li se akce v prostoru s povinností uvádět logo díky dotaci, použijete jedno z předdefinovaných v roletce
- Objednáváme u Vás – editujeme ručně dle potřeby
- Fakturu zaslat na – faktury posíláme především elektronicky, takže uvádíme email, na který má být konečná faktura zaslána
- Seznam míst – souhrn všech prostor, které jsme zadali v záložce „prostory“ a kde se akce koná, náklady se budou generovat automaticky
- Seznam služeb – souhrn všech služeb, které jsme vybrali v záložce „služby“. Je zde možnost užití tlačítka „+“ v modrém kolečku doplnit jakékoliv další služby, které „nevedeme skladem“ (např. mobilní toalety)
- Seznam mobiliáře – souhrn mobiliáře, který jsme vybrali v záložce „mobiliář“. Je zde možnost užití tlačítka „+“ v modrém kolečku doplnit jakékoliv další mobiliář, který „nevedeme skladem“ (např. svítící řečnický pult)
- Seznam personálu – souhrn personálu, které jsme vybrali v záložce „personál“. Je zde možnost užití tlačítka „+“ v modrém kolečku doplnit jakékoliv další personál, který „nevedeme skladem“ (např. barman)
- Veškerá finanční kompletace zakázky, ze které se generuje finální objednávka a podklad k fakturaci.
- Seznam catering + další položky – generuje se automaticky ze záložky catering, kterou na základě poptávky doplnila osoba ………………..
Přesto lze položky užitím tlačítka „+“ zadat i manuálně.
- Seznam technika – generuje se automaticky ze záložky technika, kterou vyplnil na základě poptávky technici.
- Zálohová platba – vyplňujeme částku a datum zaplacení zálohy, pokud jsme s klientem dohodnuti na část platby předem
- Poznámka k akci – vyplňujeme interní informace (klient je v objednávce nevidí) dle potřeby – např. proč došlo ke zpoždění platby, nebo rozvržení zálohových plateb apod.
- Tlačítko „Aktualizuj položky“ – ukládá a aktualizuje úpravy v dokumentu
- Tlačítko „Tisk všech dokumentů“ – generuje stránku, ze které pak přes tisk můžeme ukládat pdf nebo tisknout samotný formulář objednávky
- Tlačítka fakturace
- Datum vystavení faktury - informace akce, že byla faktura vystavena, akce se vybarví
- Odesláno k fakturaci - informace akce, že byla faktura odeslána, akce se vybarví
- Datum zaplacení faktury - informace akce, že byla faktura odeslána, akce se vybarví
- poté, co po akci doplníme do jednotlivých položek skutečnost (mohly se navyšovat počty, objednávat další služby apod.), můžeme přistoupit k fakturaci. To znamená vygenerujeme opět pdf soubor, který zašleme na ekonomické oddělení jako podklad k vystavení faktury klientovi.
Vyplníme datum fakturace a zmáčkneme tlačítko, tím se akce v kalendáři podbarví barvou podle požadavku a my víme, že je akce fakturována.
Nezapomínáme doplňovat nákladové, pokud se nevygenerují automaticky, položky v kolonce „nákup“!
Nová akce – protokol
Zde generujeme předávací protokol, který podepisuje správce a klient. V protokolu jsou automaticky uvedeny prostory a termín.
- Správce – vybereme správce, který je na danou akci určen
- Kontaktní osoba – generuje se automaticky ze záložky „základní info a kontakty“
- Jiná osoba + kontakty – vyplňujeme v případě, že se odpovědná osoba za akci klienta liší od té v kontaktech
- Popis – můžeme upřesnit předmět podnájmu nebo třeba zápůjčky (speciální mobiliář apod.)
- Datum převzetí – datum, kdy s námi klient předávací protokol podepisuje a prostory si přebírá
- Datum vrácení – datum, kdy s námi klient předávací protokol podepisuje a prostory vrací
- Uložit – uloží uvedené informace
- Tlačítko „Tisk protokolu“ – generuje stránku, ze které pak přes tisk můžeme ukládat pdf nebo tisknout samotný předávací protokol
Nová akce – dokumenty
Zde se vkládají všechny dokumenty, týkající se vybrané akce.
Vkládání dokumentů s popisem a možností dokumentu ke stažení
Následující stránky jsou věnovány profilu - NAHLÍŽEJÍCÍ
Základní přehled akcí po jednotlivých dnech v kalendáři.
Tlačítkem lze přepínat do týdenního zobrazení a zpět do měsíčního.
Akce jsou podbarveny 5 různými barvami dle jejich stavu.
Najedete-li ukazatelem myši na akci, zobrazí se v „bublině“ základní informace.
Seznam akcí
Určením data filtrujeme akce za určitě období.
Dále si vybereme „v jakém stavu“ nás akce zajímají (opce platná, zasmluvněné atd.)
Akce můžeme filtrovat dle prostor. Například vás může zajímat jen to, co se děje v Gongu.
V dalším poli vyberete realizátora – zajímají vás akce například jen od osoby dle výběru.
V buňce „hledat text“ můžete napsat klíčový text (například. Část názvu) a systém akci vyhledá.
Takto filtrované akce lze generovat do infosheetu a popřípadě tisknout.